Eficiência e eficácia seriam apenas duas palavras normais se não as observássemos sobre o contexto da administração, sendo pois imprescindível que se compreenda exactamente o seu significado.
Quando analisamos essas palavras sobre a óptica organizacional, elas tomam um novo sentido, uma nova conotação.
Segundo especialistas, eficácia em administração, é a qualidade ou característica de quem ou do que, num nível de chefia, de planeamento, chega à consecução de um objectivo. E a eficiência, é a qualidade ou característica de quem ou do que, num nível operacional, cumpre as suas obrigações e funções quanto
a normas e padrões.
Peter Drucker, conceituado autor, considerado o pai da administração moderna, é categórico em afirmar: eficiência é fazer as coisas de maneira correcta, eficácia são as coisas certas. E complementa: o resultado depende de fazer certo as coisas certas.
Uma organização ideal seria ao mesmo tempo eficaz e eficiente, de modo a que as suas acções (métodos e procedimentos), aplicadas aos recursos (materiais e intelectuais), obtenham o máximo de aproveitamento (eficiência). Uma vez que esse conjunto de acções fosse eficiente, obteria êxito na conquista de um objectivo maior, “a meta”, sendo que uma vez alcançada, provaria que a organização foi eficaz ao planificar, organizar,
dirigir e controlar.