O que diferencia a burocracia dos demais sistemas sociais é que a mesma preocupa-se em atingir a racionalidade, constituindo-se assim num sistema racional. A divisão do trabalho dentro da organização busca ser realizada de forma racional e não aleatória.
Deve-se diferenciar as organizações burocráticas dos demais sistemas sociais por meio da análise dos tipos de autoridade e dominação existentes em tais sistemas. Cada tipo de autoridade possui diferentes origens, legitimidade e exercício de poder. Pode-se dizer que a autoridade proporciona poder e que este
leva à dominação.
De modo geral, o indivíreduo que possui autoridade tem poder de dar ordens e obter obediência, mas nem sempre quem tem este poder, possui autoridade. A autoridade e o poder dela decorrente dependem da legitimidade em justificar o tipo de poder exercido. As organizações burocráticas funcionam com base na dominação racional legal que ocorre pelo aparato administrativo estabelecido. Desta forma, os níveis hierárquicos estabelecem a estrutura de poder: Quanto mais alto na hierarquia, maior o poder do cargo. As relações dos indivíduos são estabelecidas por regras impessoais e escritas, definidas de forma racional, com os direitos e deveres de cada posição.
Ao definir formal e antecipadamente as funções de cada cargo e departamento, espera-se que ocorra um tipo de cooperação formal na execução do trabalho, com uma maior garantia de que as actividades planeadas ocorram sem conflitos inerentes ao relacionamento humano e às disputas por poder.

Disfunções da burocracia

Um estudo realizado por Robert K. Merton, atesta as consequências imprevistas e indesejadas que afectam as organizações burocráticas levando-as à imperfeição e à ineficiência. O sucesso ou insucesso na utilização dos princípios burocráticos depende da capacidade de discernimento dos administradores em analisar em que grau esses princípios devem ser utilizados, levando em consideração as tecnologias em uso, as turbulências ambientais e a dinâmica cultural. Entre as principais disfunções destacam-se:
Excesso de formalismo e exagerada valorização das normas;
Super valorização da divisão do trabalho;
Resistência à mudança;
Excesso de impessoalidade nos relacionamentos;
Valorização excessiva da hierarquia no processo decisório.