A contabilidade organizada é, nada mais nada menos, que uma opção de tributação dos rendimentos ao qual um negócio pode estar sujeito.Ao contrário do regime simplificado, esta implica despesas adicionais com a contratação obrigatória de um técnico oficial de contas responsável por submeter as declarações da actividade comercial da empresa.
Para todos efeitos, existem duas formas de organizar a contabilidade de uma empresa: primeiro através da contabilidade organizada ou por meio do regime simplificado. A contabilidade organizada é obrigatória para qualquer organização constituídas em sociedade, sejam elas por quotas, anónimas ou em nome individual.
Por esse motivo, no regime de contabilidade organizada, é possível deduzir as despesas relacionadas com a actividade comercial, incluindo os custos com o técnico oficial de contas. E esta é a principal vantagem deste tipo de regime fiscal. Como tal, apresentar despesas não é de todo um problema, porque o imposto é calculado sobre o lucro gerado. Quer isto dizer que primeiro é retirado todo o valor das despesas ao valor facturado e só depois é que é aplicado o imposto.

Despesas adicionais
Assim, de forma resumida, pode ser deduzido no IRS: despesas com o técnico oficial de contas; despesas relacionadas com o uso de viatura própria no desenvolvimento da actividade comercial, como por exemplo o combustível; despesas ligadas à residência da actividade, com gastos de manutenção, renda ou amortização de um empréstimo bancário; despesas com multas e coimas relativas à prática de infracções; depreciações e amortizações do material utilizado, como é o caso de computadores, impressoras e outros materiais.

Regime fiscal
A escolha do melhor regime fiscal varia de acordo com cada caso, tendo sempre em conta as despesas e os rendimentos da actividade comercial. Mas uma coisa é certa, a contabilidade organizada é o regime ideal para actividades de maiores dimensões. Uma vez que, quanto maior for a actividade, maiores serão os custos. A única desvantagem deste regime é o facto de implicar a elaboração obrigatória de dossiers fiscais que devem ser apresentados anualmente e guardados por vários anos.
E como sabemos, na maioria dos negócios, todas as outras tarefas de gestão já despendem de algum tempo.Se a sua empresa é uma sociedade anónima, uma sociedade por quotas ou uma sociedade unipessoal, então tem obrigatoriamente que ter contabilidade organizada. Como a sua empresa tem de ter contabilidade organizada, isso implica dispor de um Técnico Oficial de Contas (TOC), que tem como função, entre muitas outras, submeter as declarações tributárias do seu cliente.
Mas, se, por um lado, ter contabilidade organizada vai implicar mais custos com o TOC, por outro, também vai permitir apresentar despesas para abater no valor dos impostos a pagar. E, além disso, os custos com o TOC podem também ser amortizados no valor do negócio a tributar. Ou seja, o dinheiro que vai gastar com a sua contabilidade organizada vai primeiro ser descontado no valor facturado, antes de ser apresentado o montante a ser tributado pelo Estado, ou seja, sujeito a impostos.

Regime simplificado
O grande problema do regime simplificado é o facto de as despesas não poderem ser dedutíveis. A aplicação do coeficiente foi desenvolvida em substituição da dedutibilidade de despesas. Isto significa que os rendimentos que não são tributados – após a aplicação do coeficiente – são encarados como as despesas que iria deduzir. Deste modo, na hora de escolher, deve ter em conta este aspecto compensa ou não a aplicação do coeficiente, face à não dedutibilidade das despesas.
Por outro lado, pode optar pelo regime da contabilidade organizada. Apesar de os seus rendimentos brutos anuais serem considerados na totalidade, poderá deduzir as despesas do período relativas à sua actividade profissional, consoante as regras do IRS e IRC. Relativamente aos limites, por exemplo, as despesas de deslocação do sujeito passivo e do agregado, bem como os encargos com viaturas, obedecem a algumas restrições.
Por fim, deve saber que algumas das suas despesas sofrem uma tributação autónoma. Exemplo disso são os gastos não documentados, com viaturas, despesas de representação e ajudas de custo, cada um com as suas especificações.