A vitalidade das empresas depende em grande medida do controlo do seu património activo e passivo, onde inventário de bem patrimonial é o primeiro passo para um verdadeiro controlo dos bens materiais da empresa. Esse tipo de controlo tem dois objectivos principais, nomeadamente, no caso de empresas maiores, para ter dados concretos e ter um bom acompanhamento da evolução dos bens no momento de publicar o seu balanço patrimonial e, no caso de empresas menores, para não deixar os bens perderem valor sem o devido provisionamento para compra de novos no futuro.Normalmente, alguns dos bens patrimoniais que podem ser controlados numa organização são principalmente máquinas, imóveis, equipamentos, mobiliário, computadores e veículos. Qualquer produto ou item que perca valor com o tempo precisa ser acompanhado, afinal de contas, pode chegar um momento em que não funcione ou sirva mais e precise de reposição, que do ponto de vista da contabilidade deve se ter em conta. Ignorar esse facto, pode ter custos não previstos muito pesados que vão prejudicar o fluxo de caixa da empresa.
O controlo do inventário de bens patrimoniais começa com o registo geral da empresa, que envolvem basicamente os funcionários responsáveis, as áreas da empresa e as categorias de bens patrimoniais.
Depois basta fazer o lançamento de todos os seus bens com um preenchimento detalhado de uma série de itens que vão ajudar a fazer o acompanhamento periódico do inventário, que nele deve constar vários itens, as categorias, o responsável, área do responsável, a data de compra, idade em meses, valor, estado de conservação, vida útil em anos, valor actual e depreciação. Alguns outros itens não são obrigatórios e podem ser opcionais caso a caso, como: número de série, modelo e local de armazenamento.