As empresas têm de ter uma preocupação cada vez maior no sentido de apresentarem os saldos de terceiros de uma forma verdadeira e apropriada. Implica que a análise às contas seja efectuada de uma forma regular e deve ser prestada muita atenção à composição dos seus saldos.
1. SITUAÇÕES QUE DEVEM SER ANALISADAS
a) CONTAS PARADAS
Contas paradas são aquelas, cujos saldos se mantêm ao longo de vários anos e para a sua análise pode-se obter a ajuda do EXCEL. Para o efeito, deve ser exportado do módulo da Contabilidade de qualquer ERP, para o EXCEL, os balancetes de Terceiros, neste caso de clientes, de vários anos sequentes (ver exemplo ao lado).
Uma das formas rápida e expedita de detectar as contas paradas é acionar:
I. Em “Base” acionar “Formatação Condicional” e dentro dela “Regras de Realce de Células” aparecendo a figura a seguir:
II. Sublinhar na primeira figura tudo o que está abaixo de “Descrição” e “Saldo” e depois acionar “Duplicar Valores” e surge o seguinte:
Desta forma obtém-se os clientes com contas paradas desde 2016, estando para o efeito, sublinhados automaticamente.
O trabalho que se segue é ver a origem destes saldos, podendo acontecer ter de se analisar anos anteriores a 2016.
Esta análise deve ser realizada para todas as contas de terceiros incluindo Estado e Outros Devedores e Credores.

b) CIRCULARIZAÇÃO DE SALDOS
A circularização de saldos não é um trabalho só de Auditoria. Também é da Contabilidade, ou seja, há necessidade de se saber se os saldos dos clientes, fornecedores e restantes terceiros são correspondentes. Acontece muitas vezes que os clientes, fornecedores e outros não respondem aos pedidos de circularização, o que implica que os interessados insistam na obtenção de respostas.
No caso de se estar perante empresas de um mesmo grupo e existirem relações comerciais entre elas, também é necessário fazer-se a circularização de saldos.

c) EMPRÉSTIMOS BANCÁRIOS
Uma das formas de saber se os saldos da empresa estão correctos, é confrontá-los com o mapa financeiro, que os bancos remetem.

d) ESTADO
Tendo em consideração que os impostos são pagos no mês seguinte à sua liquidação, implica que os saldos das contas do Estado no final de cada mês têm de ser iguais aos débitos dos mesmos efectuados no mês seguinte. Excepção ao Imposto s/ Lucrose à retenção de imposto do art.º 67º da Lei 4/19 e antiga Lei nº 19/14.
Quando existem diferenças pode-se utilizar a forma de controle abaixo inserida:
) PESSOAL
Os vencimentos são pagos até ao último dia do mês ou nos primeiros dias do mês seguinte ao do seu processamento, pelo que o saldo da conta 36.2.1 tem de ser zero não existindo razão para esta conta apresentar saldos diferentes de zero. Caso a conta apresente saldo, de imediato tem de ser analisado.
Para a sua análise pode ser utilizado um mapa igual ao anterior.

2. ERROS FUNDAMENTAIS
Quando depois de um trabalho exaustivo às contas não for possível encontrar a origem dos valores que concorrem para os saldos dessas contas e sendo necessário proceder à sua regularização, pode-se estar perante correcções de exercícios anteriores ou de erros fundamentais.
Tendo por base as notas explicativas do PGC a conta correcções relativas a exercícios anteriores (quer sejam favoráveis quer sejam desfavoráveis) “destina-se a registar as correcções derivadas de erros ou omissões relacionadas com exercícios anteriores, que não sejam de grande significado nem ajustamentos de estimativas inerentes ao processo contabilístico”.
Relativamente aos erros fundamentais, o que está consagrado no âmbito da conta 81-Resultados Transitados, é: “A correcção dos I. Qualitativas ou permutativas quando apenas alteram a composição do património (não o seu valor), isto é, só alteram a estrutura das contas do Activo, do Passivo e dos Capitais Próprios.
III. Assim, as variações patrimoniais positivas assumem relevo em sede do Imposto Industrial, uma vez que o lucro tributável abrange não só as operações reflectidas no resultado líquido (este é o ponto de partida para o cálculo do lucro tributável) mas também as variações patrimoniais positivas não reflectidas no resultado.
IV. Tendo o PGC como referência e da análise à conta “81.1.5 – Imposto relativo a correcções de erros fundamentais e alterações de políticas contabilísticas”, concluiu-se que os movimentos efectuados na contabilidade relacionados com as correcções de erros fundamentais e com as alterações de políticas contabilísticas são variações patrimoniais.
Do ponto de vista fiscal quer as correcções de exercícios anteriores negativas (alínea g) do art.º 18º da Lei 4/19) quer as variações patrimoniais positivas (alínea i) do nº1 do art.º 13º da Lei 4/19) estão sujeitas a Imposto Industrial.
erros fundamentais que devam afectar, positiva ou negativamente, os capitais próprios, e não o resultado do exercício”.
Acresce referir que o ponto 15.2-Definições do PGC define como erros fundamentais: “aqueles erros que têm um efeito de tal significado nas Demonstrações Financeiras de um ou mais períodos anteriores que essas demonstrações financeiras não podem ser consideradas terem sido fiáveis à data da sua emissão”.
O PGC,define ainda, Erros como aqueles que: “podem resultar de erros matemáticos, erros na aplicação de políticas contabilísticas, má interpretação de factos, fraudes ou descuidos…”
O PGC, no ponto 4.5 do Capítulo “Políticas Contabilísticas” refere: “A correcção de erros na preparação de demonstrações financeiras de um ou mais períodos anteriores, que sejam descobertos no período corrente, deve ser reconhecida nos resultados líquidos do período corrente, excepto se reunirem as características para serem considerados erros fundamentais. A correcção de erros fundamentais deverá ser reconhecida nos resultados transitados de exercícios anteriores”.
Entende-se que o “efeito é de tal significado”, se os valores a corrigir forem de montante elevado, tornando-se materialmente relevantes.
E quando se consideram materialmente relevantes?
O conceito de “materialmente relevante” não é (nem podia ser) um conceito objectivo, mas antes uma concepção que resulta da avaliação efectuada sobre uma situação particular, num enquadramento específico.
A relevância é entendida como a qualidade que a informação tem de influenciar as decisões dos utentes, ao ajudá-los a avaliar os acontecimentos passados, presentes e futuros ou a confirmar ou corrigir as suas avaliações.
A relevância e a materialidade estão intimamente ligadas, porque ambas são definidas em função dos utentes ao tomarem decisões. No entanto, a relevância parte da natureza ou qualidade da informação, enquanto a materialidade depende da dimensão da mesma. Estas correcções provocam variações patrimoniais e podem ser:
I. Quantitativas ou modificativas quando alteram não só a composição do património como também o seu valor. Estas subdividem-se em: