Em termos informáticos, é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.
Esta gestão integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, o fax e e-mail permitem gerir toda a informação não estruturada importante da organização.
Num processo de gestão documental, o seu início ocorre com a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato electrónico. Numa segunda fase os documentos em formato electrónico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de um sistema de busca.

Vantagens na sua utilização

As empresas que investem na solução de gestão documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.
As vantagens estão na redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo e também na gestão de informação integrada, que é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos electrónicos e de documentos com origem em papel.
Ela pode ser possível ainda com a uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos; digitalização dos documentos; descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação; e além disso com o auxílio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida; formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.