No âmbito organizacional, é essencial que os órgãos estatais prestem contas.
Afinal, isso vai permitir a identificação de possíveis manobras financeiras, uma vez que o Estado actua com o dinheiro dos cidadãos, recebidos através dos impostos pagos pelo povo.
Obviamente, esses valores precisam receber o destino correcto.Nesses casos, a prestação permite entender se ocorreu algum desvio inapropriado de fundos. Em contrapartida, revela se o dinheiro foi destinado às prioridades que lhe cabiam.
No contexto privado, a prestação de contas deve ser feita pelo administrador aos sócios ou ao dono da organização. O objectivo é que tenham clareza do cenário da companhia. E também para entenderem se ocorreu alguma falta, se o dinheiro foi bem usado, entre outras situações.

Importância

Além de mostrar transparência, o administrador que presta contas evita problemas futuros com relação às finanças da empresa.
Mais do que isso, a prestação de contas promove um ambiente de controlo e de contabilidade estruturado e organizado, com o fim de evitar a perpetuação de erros, além de reforçar aos sócios a integridade do administrador.Além disso, este facilita o controlo e o monitoramento feito pela auditoria externa.
Por outro lado, dá aos auditores a percepção da qualidade da informação, o que garante a aprovação das contas e facilita o aporte de novos investimentos. O sócio, entendendo o desempenho da sociedade, fica tranquilo, sabendo exactamente o que está a acontecer com o seu capital, o que facilita a relação entre todos.
Essa formalização também auxilia o alinhamento acerca do foco da organização, elevando as chances de sucesso da empresa. Com o entendimento dos envolvidos sobre as contas da companhia é possível aos sócios apresentarem soluções, melhorias e estratégias para alcançarem metas e objectivos.

Obrigatoriedade

A prestação de contas é obrigatória para quem gere dinheiro público e que precisa comprovar anualmente como ele foi gasto. Já no campo privado, deve ser realizada pelas sociedades limitadas, aquelas empresas com o final limitado e na razão social.
Entre as características desse tipo de organização está o investimento que é feito pelos sócios no capital social da empresa, que pode ter um administrador que não precisa pertencer ao quadro de sócios, mas que deve possuir o consentimento deles para a função; as normas criadas a partir do valor investido por cada sócio; a base da empresa implica um contrato social; os investimentos podem ser igualitários para os sócios ou, então, cada um pode investir de acordo com o percentual que possui na empresa.

Prestação de contas

Para começar, os administradores das sociedades limitadas precisam prestar contas, considerando o que menciona sempre o Código Civil. A prestação de contas deve ser feita antes da assembleia com os sócios, de acordo com as informações constantes no mesmo Código. Já o balanço patrimonial, por sua vez, deve ser feito por um contabilista devidamente inscrito na Ordem dos Contabilistas.
O controlo, apesar de ser apresentado anualmente, precisa ser realizado todos os meses com o balancete. Mas atenção: o balanço patrimonial necessita ser conduzido com extrema qualidade, para que ele seja um facilitador na análise de como está o negócio.
Para facilitar esse processo, há aspectos a se ter em conta, ter a certeza de que os números estão certos, fazer um relatório completo e organizado, garantir a entrega dentro do prazo, fazer sempre parceria com um bom contabilista, caso sejam definidos pontos de melhorias pelos sócios, focar nas tarefas e estratégias para que eles sejam cumpridos. Sobre esse último item, caso seja empreendedor individual, não fuja da responsabilidade para alcançar resultados melhores na próxima prestação.