Todos os produtos que entram na empresa precisam de ser registados no sistema através de uma identificação criada para ele ou seu próprio código de barra. Dessa forma, o administrador pode saber quantos itens possui no stock, quanto tempo ele está lá e o seu valor de entrada e saída.
O responsável para esta área deve ficar atento às datas de vencimento e poderá organizar o espaço físico de acordo com algumas regras criadas por ele, como separação de cor, tamanho, maior saída e ordem cronológica. E mesmo entre eles, o produto com data de vencimento mais próxima precisa estar na frente.
Dessa forma, todos os produtos novos ficam atrás dos mais antigos para que não haja o erro de comprar algo que está prestes a vencer.
Um inventário serve para contar quantos produtos há no estoque, comparar o código de barra dele com o registado na entrada e saída, conferir a data de validade. No final, com o resultado pode-se verificar a quebra do estoque, com produtos excedentes e que podem ter um novo direccionamento no sector de vendas.
Para um stock que possui um fluxo maior, pode-se fazer o inventário rotativo, realizado apenas em alguns grupos. Ele evidencia possíveis falhas da operação ou furtos. O comprador deve se basear no histórico de compras do Stock para fazer as compras. Quanto um determinado produto sai em média por mês e por esse motivo, quanto deve ser comprado para que não sobre.