A realização de reuniões justifica-se quando há necessidade de buscar ideias novas, conhecimentos específicos de especialistas, colaboração, de envolver pessoas no processo de decisão, de forma a garantir o comprometimento da equipa responsável pela implementação de um plano ou uma actividade.

Entretanto, as reuniões têm vantagens e desvantagens, conforme pontos relacionados na tabela de Arménio Rego (2005)


Vantagens

1- A contribuição das pessoas pode promover a melhoria da qualidade das decisões.
2- As pessoas adquirem uma visão abrangente da organização como um todo, ficando mais conscientes do modo como podem contribuir para o alcance dos objectivos organizacionais.
3- O trabalho conjunto durante as reuniões pode eliminar barreiras de comunicação entre os participantes e ajudar nos mecanismos de coordenação do trabalho.
4- As reuniões facilitam a tomada de decisões impopulares ( que o líder dificilmente poderia tomar sozinho sem riscos de resistência passiva).
5- Quando participam nas decisões, as pessoas tendem a empenhar-se na sua implementação.
6- Se o grupo se reúne regularmente, vai-se forjando uma “ mente social” cuja qualidade é superior à soma da qualidade das mentes de cada participante.
7- Ao contactar com problemas de ordem diversa, as pessoas desenvolvem o seu potencial, preparando-se para outras funções porventura mais exigentes.

Desvantagens

1 - O tempo despendido pode atrasar a tomada de decisões.
2 - As reuniões podem ocupar demasiado tempo dos participantes, desviando-os de outras actividades pertinentes.
3 - Interesses particulares no seio do grupo podem gerar decisões enviesadas e perniciosas para a organização.
4 - Pressões de tempo, assuntos delicados, liderança que estipula rumos, coesão do grupo e busca acentuada do consenso, podem  dar origem ao “ pensamento grupal”.
5 - As reuniões podem gerar conflitos entre facções, polarizando as opiniões e dificultando o entendimento.
6 - As responsabilidade pelas consequências das decisões tomadas são diluídas entre os participantes. Dessa forma, estes podem sentir-se impelidos a tomar decisões arriscadas.
7 - Se os participantes adquirem a percepção de que o líder apenas convoca a reunião para manipulá-los, é plausível que a participação empenhada e espontânea em reuniões posteriores fique comprometida.