Conduzir uma reunião eficaz é um assunto que arrepia muitos gestores. Pautas extensas, assuntos fastidiosos, falta de pontualidade e de objectividade são alguns motivos para que um colaborador torça o nariz durante uma reunião.Um dos antídotos para a falta de foco e de objectividade de uma reunião é a planificação prévia.Planificar o conteúdo significa elaborar tópicos que vão nortear o decorrer da reunião e evitar que se perca o assunto principal. Definir o tempo para respeitar o limite de duração previsto é uma atitude que torna o líder uma referência. Isso porque além de mostrar para a equipa segurança no tema tratado, demonstra coerência no seu discurso. Não pode um líder solicitar aos liderados que optimizem o tempo focando nas suas tarefas, quando ele não respeita o tempo dos liderados. Outro ponto importante para que as reuniões tenham resultados eficazes é a selecção de pessoas que vão efectivamente colaborar para alcançar o objectivo. Multiplicadores, que ajudem a engajar o restante da equipa, evitando dessa forma a presença de pessoas que podem não contribuir , mas pelo contrário, atrapalhar. Para extrair o melhor de cada pessoa tem se mostrado proveitoso expor no convite da reunião o assunto ou alguns pontos de reflexão. Deve o gestor promover igualmente um “brainstorming”, utilizando tópicos objectivos e estar disponível para tirar dúvidas, antes mesmo da reunião acontecer. Um elemento importante e muito descurado até mesmo por gestores de topo é a abertura para que os colaboradores possam expor as suas ideias sem que percebam qualquer tipo de reprovação ou falta de acolhimento. É pois de grande valia deixar fluir o máximo de ideias que poderão posteriormente ser filtradas e aproveitadas em benefício da organização. Numa reunião estratégica, o gestor deve tirar os seus colaboradores da “zona de conforto”, usar a criatividade e motivar as pessoas a falar. A técnica das “perguntas poderosas” é muito utilizada no coaching e tem como objectivo, quebrar crenças limitantes, desafiar pessoas, elaborar acções estruturadas e levar ao autoconhecimento. É simples e muito eficaz, pois atinge directamente o modelo mental do indivíduo e o faz dar respostas surpreendentes. Com esta técnica é possível promover uma reunião eficaz e voltada para resultados.